Gestern hatten wir einen Termin mit der Netze BW um die Wartung unserer Mittelspannungsanlagen (Trafostationen) zu optimieren. Ziel ist es den rechtssicheren Betrieb langfristig zuverlässig sicherzustellen.
Normal sagt man "Danke für ...
... das gute Gespräch, wir freuen uns auf das Angebot".
Noch ist Urlaubszeit, es wird also ein bisschen dauern bis das Angebot vorliegt.
Dann ist das Angebot da, vermutlich werden wir nicht gleich Zeit haben uns darum zu kümmern.
Irgendwann prüft man das Angebot und entscheidet sich vielleicht das Angebot anzunehmen.
Und wenn dann die Verträge da sinst beginnt man Einkaufs- und Instandhaltungsstammdaten zu pflegen. Also Wartungspläne, Verträge, Preise, ... anzulegen. Und dann merkt man dass manches nicht so einfach im System abzubilden ist. Leider sind die Verträge schon unterschrieben.
Seit dem wir uns intensiv mit Instandhaltung beschäftigen, machen wir das anders. Deshalb haben wir gleich im Anschluss an das Gespräch erste Daten im System angelegt. Natürlich geben wir die Daten erst frei wenn die Angebote angenommen sind.
Doch haben wir bereits jetzt folgendes in unserem SAP-System angelegt:
◾ Für jede Wartungsart (Inspektion jährlich, Wartung alle 4 Jahre) haben wir eine Serviceauftragsvorlage angelegt. Die Leistungsbeschreibung wurde dem Verkaufsprospekt entnommen.
◾ Periodische, präventive Maßnahme für jede Trafostation angelegt. Damit am ab 2021 die nötigen Arbeiten autoamtisch eingeplant werden. Egal auf welcher kaufmännischen Grundlage wird sich in den nächsten Wochen entscheiden.
◾ Einkaufskontrakt angelegt. Dort haben wir Leistungsbeschreibungen hinterlegt und Verkaufsunterlagen (2 PDFs) angehängt.
Ist das aufwändig? Diese Arbeiten haben ca. 45 Minuten gedauert. Ich denke das ist es wert. Denn Sucharbeiten 👀 entfallen nahezu vollständig.
Ist die Zeit verloren, wenn wir nicht mit der Netze BW zusammenarbeiten?
Nein, denn die Arbeiten müssen gemacht werden. Dabei spielt es keine Rolle wer die Arbeiten ausführt. Auch spielt keine Rolle ob die Grundlage ein Wartungsvertrag bildet oder Einzelbeauftragungen. Unser SAP kann beides.
Dies ist eine konkrete Maßnahme im Rahmen unserer Strategie damit es rund läuft: Do more with less Sytems. Single Source of truth.
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